(Penulis: Annisa Alamanda, S. IP, Arsiparis Ahli Muda Pada Subbag Umum dan Humas Kanwil Kemenag Prov. Sumsel)

            Mungkin bagi sebagian kalangan yang berada pada lingkup satuan kerja Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumsel, kata arsiparis masih terasa baru terdengar di telinga. Di Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumsel sendiri, arsiparis baru di kenal ada pada tahun 2017. Dan jumlah yang ada pada waktu itupun tidaklah banyak. Hal ini dikarenakan peminat untuk menjadi arsiparis kala itu sangatlah sedikit. Tercatat dari rentang waktu 2017 sampai dengan 2020 hanya ada 6 arsiparis. Namun berbeda dengan saat ini.

            Seperti di tahun 2021, tercatat ada 10 penambahan tenaga arsiparis di Kementerian Agama Provinsi Sumsel, di mana para arsiparis baru tersebut tersebar di tiap bidang dan Subbag. Bagi arsiparis yang telah memiliki surat tugas penempatan pada bidang dan subbag, secara otomatis mereka memiliki peran dan tugas yang tidak mudah untuk mengelola arsip yang ada di sana. Mengapa demikian? Karena seorang arsiparis di tuntut  untuk dapat mengelola arsip yang ada dengan baik, untuk kemudian dapat di tata sesuai kaidah kerasipan yang ada serta dapat menuangkan data tersebut dalam bentuk informasi.

            Sebelum menilik lebih jauh tentang kearsipan, ada baiknya di uraikan terlebih dahulu arti kearsipan, arsip dan arsiparis itu sendiri. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 1 disebutkan bahwa Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Sementara itu pengertian arsip menurut pasal 1 ayat 2 bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan terima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dan pengertian arsiparis tertuang dalam pasal 1 ayat 10 bahwa arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang di peroleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kearsipan.

            Dalam pelaksanaannya, arsip terdiri dari arsip arsip dinamis, arsip statis, arsip vital dan arsip terjaga. Arsip yang sering di temui dalam kegiatan sehari-hari sebuah organisasi adalah arsip dinamis. Arsip dinamis itu sendiri terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif. Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 5 disebutkan bahwa arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Sementara itu, pada pasal 1 ayat 6 di sebutkan bahwa arsip inaktif adalah arsip yang penggunaannya telah menurun. Kedua jenis arsip tersebut di kelola dengan cara yang berbeda.

            Dalam pelaksanaan pengeloaan arsip aktif, ada beberapa hal yang harus di perhatikan, yaitu:

1. Persiapan alat dan bahan, seperti: folder, sekat, filling cabinet,
2. Mempersiapkan arsip yang akan di tata / di susun,
3. Penataan / penyusunan arsip dalam folder berdasarkan kaidah kearsipan yang berlaku.

Selain arsip aktif, seorang arsiparis juga melaksanakan pengelolaan arsip inaktif. Perlu untuk diketahui bahwasanya pengelolaan arsip inaktif ini tidak bisa dilakukan dengan sembarangan. Mengapa demikian? Karena jika di lakukan sembarangan, maka sanksi yang akan di kenakan tidaklah main-main. Pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 pasal 86 di sebutkan setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar, sebagaimana yang di maksud dalam pasal 51 ayat 2, di pidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp. 500.000.000,- (lima ratus juta rupiah). Oleh karena itu, seorang arsiparis harus mengerti betul proses awal hingga akhir dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif.

Adapun pengelolaan arsip inaktif itu dimulai dari proses penyeleksian arsip, yaitu:

1. Memilah arsip,
2. Mengelompokkan arsip berdasarkan jenisnya,
3. Membuat tabel pendataan arsip yang memuat data berupa jenis arsip, uraian arsip, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dan keterangan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Jadwal Retensi Arsip (JRA) merupakan parameter yang mutlak bagi arsiparis dalam melakukan penyeleksian arsip. Menurut Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 22, Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip yang di musnahkan, di nilai kembali, atau di permanenkan yang di pergunkan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Di sisi lain, menurut Perka ANRI Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip pasal 1 ayat 13 di sebutkan bahwa Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip di musnahkan, di nilai kembali, atau di permanenkan yang di pergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

Setelah arsip di seleksi, selanjutnya arsip inaktif yang sudah di data tersebut, di nilai untuk kemudian di lakukan pengajuan pengusulan untuk di musnahkan. Adapun mekanisme penilaian arsip inaktif usul musnah yaitu:

1. Menerima daftar arsip dalam bentuk hard copy maupun soft copy dari unit pengolah,
2. Penyerahan daftar arsip usul musnah dari unit pengolah ke unit kearsipan untuk dapat di kaji lebih lanjut oleh tim penilai dan pemusnah arsip,
3. Menyiapkan bukti fisik yang di usul musnahkan untuk mengetahui kondisi arsip, apakah informasinya masih jelas dan utuh,
4. Mengidentifikasi arsip yang di setujui untuk proses usul musnah,
5. Melaksanakan penataan proses pengumpulan arsip yang masuk kategori musnah sesuai daftar terlampir,
6. Membuat notulensi hasil rapat tim penilai dan pemusnah arsip dengan menandatangani form notulensi terlampir,
7. Proses uji petik oleh tim penilai dan pemusnah arsip,
8. Menyiapkan surat-surat terkait administrasi proses pemusnahan arsip setelah memperoleh surat persetujuan pemusnahan arsip dari kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sebagai catatan penting, arsip inaktif yang di usul musnahkan tersebut haruslah memiliki kategori, yaitu:

1. Sudah tidak memiliki nilai guna,
2. Telah habis retensinya, dan berketerangan di musnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA),
3. Tidak sedang terikat peraturan perundang-undangan yang melarang,
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara.

Jikalau persetujuan pemusnahan arsip dari kepala ANRI telah di terima, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemusnahan terhadap arsip itu sendiri, baik dari segi fisik maupun softcopy dari arsip itu sendiri. Pemusnahan arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan arsip inaktif, yang pada hakekatnya dilakukan dalam rangka pengurangan arsip dalam konteks penyelamatan arsip baik fisik maupun informasinya. Melalui kegiatan ini, di harapkan dapat mengurangi volume arsip pada suatu organisasi sehingga terwujud efiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan serta memberikan manfaat dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Sebagai informasi, Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumatera Selatan telah melaksanakan dua kali pengusulan pemusnahan arsip inaktif. yang pertama pada tahun 2020 dan yang kedua pada tahun 2021. Untuk tahun 2020, telah dilakukan pengusulan dan pemusnahan arsip inaktif sebanyak 7000 arsip. Sementara untuk tahun 2021 telah di usulkan pemusnahan arsip sebanyak 7.800 arsip dengan rentang periode 2002 – 2019. Adapun rincian dari jumlah 7.800 arsip tersebut terdiri dari bidang PHU 235 arsip, bidang Urais 429 arsip, bidang Penmad 1.543 arsip, dan bagian Tata Usaha 5.593 arsip. Arsip-arsip yang telah di ajukan pada tahun 2021 tersebut belum bisa dilaksanakan pemusnahannya karena belum adanya persetujuan pemusnahan arsip dari kepala ANRI. Adapun maksud dan tujuan dari proses pemusnahan arsip inaktif antara lain untuk mengurangi volume arsip sehingga terwujud efisiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan, serta sebagai usaha atau upaya untuk menjaga keamanan informasi yang terkandung dalam arsip dari penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Arsip yang tidak di kelola dengan baik dapat mengakibatkan ruangan sempit, kotor dan suasana kantor tidak nyaman. Sehingga dapat mengakibatkan kinerja pegawai bahkan lembaga / organisasi menurun. Demikian pula jika arsip tidak di tata dengan baik, maka pencarian surat/arsip menjadi sulit dan lama, sehingga dapat menghambat dalam proses pengambilan keputusan, proses pertanggung jawaban, dan proses kegiatan lain yang harus segera di selesaikan. Pengelolaan dan penataan arsip yang baik dan sesuai dengan kaidah, akan menjadikan arsip sebagai sumber informasi dan komunikasi yang baik serta menjadikan arsip sebagai sumber kekayaan yang layak dan perlu di lestarikan. Itulah mengapa arsiparis pada Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumsel saat ini di tuntut peran sertanya dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan yang baik dan sesuai kaidah. Walaupun di sana sini masih terdapat kekurangan, terutama dalam hal fasilitas yang memadai bagi pelaksanaan pengelolaan kearsipan itu sendiri, seperti: belum adanya ruang unit kearsipan, minimnya box file, tidak adanya filling cabinet yang memadai, serta belum adanya alat-alat dan bahan-bahan penunjang dalam kegiatan pengelolaan kearsipan. Namun di harapkan, kekurangan yang ada tersebut tidak lantas membuat para arsiparis menjadi tidak inovatif dan tidak berdaya guna. Sehingga menyebabkan peran serta arsiparis dalam pengelolaan kearsipan menjadi buram.