Bagi sebagian orang, nama srikandi mungkin masih terdengar asing di telinga. Mungkin yang mereka tahu srikandi hanyalah nama tokoh dari dunia perwayangan. Dalam dunia kearsipan, Srikandi merupakan aplikasi yang di keluarkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai terobosan baru dalam mengelola arsip dinamis. Srikandi itu sendiri merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi. Sebagai lembaga pembina kearsipan, ANRI telah melaunching aplikasi Srikandi ini di Bulan Oktober Tahun 2020. Di mana aplikasi tersebut pada awalnya hanya di gunakan di lingkungan ANRI sendiri. Baru di tahun 2021, ANRI mulai mensosialisasikan aplikasi Srikandi tersebut ke Lembaga-Lembaga, Kementerian-Kementerian dan Pemerintahan Daerah.

 Adapun latar belakang lahirnya aplikasi Srikandi ini seperti yang di kutip dari Bapak Azwar Sanusi Pane, Arsiparis Ahli Muda Direktorat Kearsipan Pusat ANRI pada acara Sosialisasi Tata Cara Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) yang di selenggarakan Oleh Biro Umum Kementerian Agama RI pada Tanggal 12 September 2022 yang lalu adalah sebagai berikut:

1. Untuk merealisasikan visi dan misi Presiden Republik Indonesia Tahun 2019 – 2024:

• Visi Presiden : Terwujudnya Indonesia maju yang berdaulat, mandiri dan berkepribadian berlandaskan gotong royong.
• Misi Presiden     :

1. Peningkatan kualitas manusia Indonesia,
2. Struktur ekonomi yang produktif, mandiri dan berdaya saing,
3. Pembangunan yang merata dan berkeadilan,
4. Mencapai lingkungan hidup yang berkelanjutan,
5. Kemajuan budaya yang mencerminkan kepribadian bangsa,
6. Penegakan sistem hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya,
7. Perlindungan bagi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga,
8. Pengelolaan pemerintahan yang efektif, efisien dan terpercaya,
9. Sinergi pemerintah daerah.

1. Kondisi saat ini terkait sistem informasi yang masih belum berjalan dengan baik, yang di sebabkan oleh:

• Pemborosan anggaran, yakni belanja TIK terus naik tetapi utilitas hanya 30%
• Disintegrasi informasi pemerintah, yakni data dan informasi yang berbeda perihal sesuatu yang sama dari instansi pemerintah.
• Validasi data di ragukan, yakni keraguan yang muncul karena tidak samanya apa yang disampaikan.
• Tuntunan masyarakat, yakni kebutuhan masyarakat akan informasi yang cepat, tepat, transparan, efektif dan efisien.

Adapun dasar hukum yang melandasi lahirnya aplikasi Srikandi ini, yaitu adalah:

1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undnag Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan;
3. Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik;
4. Keputusan Menteri PAN RB Ri Nomor 679 Tahun 2020 Tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis:
5. Peraturan ANRI Nomor 4 Tahun 2021 Tentang pedoman Penerapan Srikandi.

Perlu untuk di ketahui, bahwasanya penggunaan dan penerapan aplikasi SRIKANDI ini merupakan implementasi dari keinginan Presiden RI sendiri yang mana hal ini tertuang dalam Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 Tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE). Adapun definisi SPBE ini sendiri adalah penyelenggaraan pemerintahan yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memberikan layanan kepada pengguna SPBE.

Mengapa presiden menekankan penyelenggaraan pemerintahan berbasis SPBE? Karena  penyelenggaraan pemerintahan berbasis SPBE ini memiliki tujuan jangka panjang yang sangat berdaya guna, antara lain:

1. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan dan akuntabel.
2. Mewujudkan pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya.
3. Meningkatkan keterpaduan dan efisiensi penyelenggaraan SPBE.

Selain memiliki tujuan jangka panjang, SPBE yang di terapkan di bidang kearsipan ini memiliki manfaat tersendiri. Adapun manfaat tersebut antara lain:

1. Anggaran untuk pengembangan dan perawatan aplikasi di bidang kearsipan menjadi berkurang bahkan Rp. 0,-;
2. Kearsipan (surat menyurat, pemberkasan, penyusutan, dll) menjadi lebih mudah dan terintegrasi;
3. Berbagi pakai data dan informasi antara K/L/D menjadi lebih mudah dengan batasan SKKAAD;
4. Nilai pengawasan terangkat;
5. Nilai pengawasan RB terangkat.

Sebagai tindak lanjut dari Sosialisasi Tata Cara Penggunaan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) Oleh Biro Umum Kementerian Agama RI tersebut, Kakanwil Kementerian Agama Provinsi Sumsel menunjuk arsiparis yang ada sebagai admin SRIKANDI dan admin Tata Usaha. Yang mana admin inilah nantinya bertugas membuat akun-akun SRIKANDI untuk para pejabat dan staf yang berada di Lingkungan Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumsel. Adapun User-user tersebut adalah:

• User pejabat (Kakanwil), sebagai penanda tangan, disposisi.
• User Kabag TU, sebagai penerus disposisi dari Kakanwil
• User Subkoor / Ketua Tim, sebagai penerus disposisi dari Kabag TU
• User Staf, sebagai penerima disposisi.

Semua user dapat memantau semua surat atau naskah yang ada, baik itu naskah yang belum di tanda tangani, naskah yang belum di kirim, naskah yang di tolak, naskah masuk, naskah keluar, verifikasi naskah, naskah disposisi dan naskah tembusan. Bahkan di aplikasi ni juga kita dapat langsung mengetahui surat atau naskah mana yang masuk ke dalam berkas arsip aktif ataupun berkas arsip inaktif.

Untuk kementerian/Lembaga/Instansi Pemerintah, penerapan aplikasi SRIKANDI ini di harapkan dapat meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan serta menjadi memori kolektif bangsa, karena pengelolaan informasi secara digital dapat terekam dengan baik dan memudahkan koordinasi antar pemerintah. Selain itu juga penerapan aplikasi ini di harapkan dapat meningkatkan kinerja, produktivitas, efektifitas dan untuk mempermudah pekerjaan serta bermanfaat untuk pengelolaan arsip yang baik dan profesional.

Akhirnya, di harapkan ke depannya penggunaan aplikasi SRIKANDI ini hendaknya dapat di dukung oleh seluruh stakeholder yang ada. Mengapa demikian? Karena  peran serta, kolaborasi serta komitmen yang kuat dari seluruh stakeholder terhadap penggunaan aplikasi ini dapat memberikan manfaat yang besar, khususnya bagi kegiatan penataan kearsipan yang berbasis digital, sehingga penyelenggaraan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) dapat terwujud.

(Penulis: Annisa Alamanda, S, IP. Arsiparis Ahli Muda Pada Subbag Umum dan Humas Kanwil Kementerian Agama Provinsi Sumsel)